Informace o zpracování osobních údajů

Publikováno 30.09.2023Popálky o.p.s.

Zákonný rámec

Práva a povinnosti související s nakládáním s osobními údaji fyzických osob upravuje nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (GDPR) a další právní předpisy související s ochranou osobních údajů (dále jen „právní předpisy o OOÚ“).

Elektronické souhlasy se zpracováním osobních údajů

FOTOGRAFIE sociální služba FOTOGRAFIE k článku NEMOCNICE kontaktní email

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je Popálky z.ú., Havlíčkovo náměstí 287/46, 591 01 Žďár nad Sázavou, IČ: 62158261 (dále jen „organizace“).

Které osobní údaje zpracováváme

Běžné údaje: jméno, příjmení, datum narození, adresa (ulice, číslo domu, město, PSČ), telefon, e-mail.

Citlivé údaje (jen pokud je to nezbytné): zdroj a způsob vzniku úrazu, zdravotní stav klienta.

Proč vaše osobní údaje zpracováváme

Sociální poradenství: Uzavření smlouvy, vedení dokumentace a poskytnutí odborné sociální služby popáleným a jejich blízkým.

Smlouvu o poskytování sociální služby uzavíráme zpravidla ústně. V případě zpracování citlivých údajů (např. údaje o zdravotním stavu, okolnosti úrazu) je právním základem čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR – zpracování nezbytné pro účely poskytování sociálních služeb a sociální ochrany. Běžné osobní údaje zpracováváme pro plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Preventivní programy: Vystavení nabídky, uzavření smlouvy a realizace preventivních programů pro školy, firmy a veřejnost.

E-shop: Vyřízení objednávek, smluvní plnění, komunikace o stavu objednávky, reklamacích a dotazech.

Newslettery (obchodní sdělení): Rozesílka novinek stávajícím zákazníkům, kteří nerozporovali zasílání; na základě souhlasu u ostatních adresátů.

Přijaté dary: Uzavření a plnění darovacích smluv, poděkování, informování o využití daru, potvrzení pro daňové účely.

Oprávněný zájem a právní povinnost: Interní statistiky, ochrana práv a nároků, zákonné povinnosti (zejména účetnictví a archivace).

Kde a jak údaje uchováváme

Fyzicky v kancelářích (zamčené prostory), elektronicky v chráněné síti a na zabezpečených cloudových úložištích.

Doba uchování osobních údajů

Účetní a daňové doklady: 5–10 let dle zákona.
Sociální služby: po dobu poskytování SS + 10 let dle zákona o sociálních službách.
Dary a darovací smlouvy: 10 let.
Newslettery/marketing: 3 roky od posledního kontaktu nebo do odvolání souhlasu.
E-shop: po dobu trvání smlouvy a následně dle účetních lhůt (5–10 let).

Po uplynutí lhůt údaje anonymizujeme, bezpečně vymažeme nebo skartujeme .

Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny

V nezbytném rozsahu a na základě smluv o zpracování předáváme údaje těmto zpracovatelům:

Poskytovatelé IT a marketingových služeb (správa webu, hromadná rozesílka e-mailů).
Dopravci (doručení objednávek z e-shopu).
Externí účetní firma (vedení účetnictví a mezd).
Externí CRM služba – vedení a správa kartotéky (kontakty klientů, dárců a partnerů).

Jaká máte práva

Přístup ke zpracovávaným údajům.
Oprava nepřesných nebo neaktuálních údajů.
Výmaz („být zapomenut“) v zákonem stanovených případech.
Omezení zpracování po dobu řešení námitek či nesrovnalostí.
Přenositelnost údajů ve strukturovaném formátu.
Námitka proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu.

Jak uplatnit svá práva

Kontaktujte nás na info@popalky.cz. Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů (u složitých případů s odůvodněným prodloužením). Pokud nejste spokojeni s naší odpovědí, můžete podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Nejčastější otázky a jejich odpovědi

Jak dlouho uchováváte moje údaje?

Účetnictví a daně: 5–10 let.
Sociální služby: po dobu poskytování SS + 10 let.
Dary: 10 let.
Newslettery/marketing: 3 roky nebo do odvolání souhlasu.
E-shop: po dobu plnění smlouvy a nároku na reklamaci + účetní lhůty.

Poté údaje anonymizujeme, bezpečně smažeme nebo skartujeme.

Jaká mám práva podle GDPR?

Přístup k osobním údajům.
Oprava nepřesných či neaktuálních údajů.
Výmaz („být zapomenut“) v zákonem daných případech.
Omezení zpracování (např. po dobu řešení námitky).
Přenositelnost údajů ve strukturované podobě.
Námitka proti zpracování z důvodu oprávněného zájmu.
Odvolání souhlasu kdykoli, pokud je právním základem souhlas.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů (u složitých případů můžeme lhůtu odůvodněně prodloužit).

Komu údaje předáváte?

V nezbytném rozsahu a na základě smluv o zpracování předáváme údaje těmto zpracovatelům:

Poskytovatelé IT a marketingových služeb (správa webu, hromadná rozesílka e-mailů).
Dopravci (doručení objednávek z e-shopu).
Externí účetní firma (vedení účetnictví a mezd).
Externí CRM služba (správa kartotéky kontaktů klientů, dárců a partnerů).

Se všemi máme uzavřené zpracovatelské smlouvy dle GDPR.

Na jakém právním základě údaje zpracováváte?

Plnění smlouvy – například poskytování sociální služby (smlouvu uzavíráme zpravidla ústně), realizace preventivních programů, vyřízení objednávky z e-shopu.
Plnění právní povinnosti – zejména účetnictví, daňové a archivační povinnosti.
Oprávněný zájem – ochrana práv a nároků, interní statistiky, základní přímý marketing stávajícím klientům.
Souhlas – například publikace fotografií, rozesílání newsletteru osobám, které nejsou klienty.
Ochrana životně důležitých zájmů – výjimečné situace při ochraně zdraví a života.
Zpracování citlivých údajů – u klientů sociální služby zpracováváme nezbytné údaje o zdravotním stavu a okolnostech úrazu na základě čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR (zpracování nezbytné pro účely poskytování sociálních služeb a sociální ochrany).

Jak mohu uplatnit svá práva?

Kontaktujte nás na info@popalky.cz. Z důvodu ochrany dat můžeme požádat o ověření totožnosti.

Pokud nejste spokojeni s vyřízením, můžete podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Fotografie a citlivé údaje

Fotografie zveřejňujeme pouze na základě výslovného souhlasu (souhlas lze kdykoliv odvolat).
Údaje o zdravotním stavu zpracováváme jen je-li to nezbytné pro poskytování sociální služby a s přísnými bezpečnostními opatřeními.

Poslední aktualizace: 22.8.2025